Kiat Sukses Public Relation Berhubungan Dengan Media

I. Rencana Media Relations

konsultan pr jakarta - Menilik kehadiran mass media yang makin menempati tempat penting dalam kehadiran orang-orang Indonesia moderen, maka media relations juga menempati tempat yang cukup penting. Menurut Jefkins, media relations didefinisikan jadi usaha untuk menjangkau publikasi atau penyiaran yang maximum atas suatu pesan atau info humas dalam rencana membuat pengetahuan dan pemahaman untuk khalayak dari organisasi perusahaan yang berkaitan.

Berdasar pada pengertian itu, banyak hal yang perlu di perhatikan dalam proses media relations adalah :

• Media relations adalah hubungan perusahaan dengan semua bentuk mass media baik media bikin, media elektronik termasuk internet
• Maksud mendasar diadakannya media relations adalah membuat pengetahuan dan pemahaman. Kata membuat pengetahuan dan pemahaman harus digarisbawahi karena tunjukkan media relations bukanlah hanya untuk menebarkan suatu pesan sesuai sama hasrat perusahaan induk atau client untuk memperoleh suatu citra atau sosok yang lebih indah dari pada aslinya di mata umum. Maka baik atau buruknya humas juga akan diukur dari kejujuran dan kenetralannya dalam memberi info pada orang-orang melalui media.
• Dengan sikap jujur dan netral ini humas dengan automatis memprioritaskan kebutuhan orang-orang dalam hal semacam ini beberapa pembaca, pendengar atau pirsawan. Dengan hal tersebut diinginkan melalui sambutan khalayak dengan sendirinya juga akan memberi citra positif untuk perusahaan dan ketika tersebut hasrat perusahaan tercukupi. 

Beberapa hal yang perlu di perhatikan dalam Media Relations :

• Mengerti dan Berhubungan Baik dengan Media - Hal yang pertama kalinya di perhatikan dalam melakukan media relations adalah pemahaman tentang mass media sebagai mitranya. Pemahaman tentang media dharapkan jadi jalan untuk membuat hubungan baik dengan mass media. Terwujudnya hubungan yang baik dengan mass media juga akan membuat lancar aktivitas media relations yang digerakkan. Press release yang diantar semakin lebih diutamakan jika telah mulai sejak sebelumnya dibina hubungan yang baik. Penyiaran iklan juga akan dibantu mereka agar efisien, undangan konperensi pers semakin lebih diprioritaskan dari pada undangan yang sama dari organisasi yang lain. 
• Hal semacam ini yang sering dilupakan oleh seseorang humas di mana mengerti media hanya dengan menelepon orang berkaitan kapan hari paling akhir atau tenggat waktu suatu naskah humas harus diserahkan ke meja redaksi. Lebih dari itu seseorang humas harus ketahui semua suatu hal ketahui seluk beluk media dan membuat hubungan baik dengan media berkaitan. Penciptaan hubungan baik dengan mass media dapat dilakukan dengan melakukan kunjungan pada redaksi media, kirim kalender atau agenda tahunan, mengatakan selamat bila mass media berulang th., mengatakan belasungkawa apabila wartawannya memperoleh musibah, membuat kompetisi berolahraga persahabatan atau mengajak berperan serta dalam aktivitas yang lain.
• Ketahui karakter media - Pengetahuan karakter mass media mutlak diperlukan oleh seseorang humas agar dapat memastikan mass media yang tepat untuk mengemukakan info pada orang-orang. Banyak hal yang perlu di perhatikan tentang karakter media diantaranya : kebijakan editorial, frekwensi penerbitan, tanggal terbit, sistem percetakan, daerah aliran, jangkauan pembaca dan cara distribusi. Pengetahuan tentang hal itu juga akan meyakinkan kalau humas memilih media yang tepat dalam rencana publikasi info.
• Memiliki kekuatan basic jurnalistik - Pekerjaan utama seseorang humas dalam aktivitas media relations adalah memasok info yang layak diterbitkan pada mass media. Karenanya seseorang humas harus memiliki kekuatan dalam menulis dan buat berita. Terkait dengan hal semacam ini terkecuali mengerti karakter mass media seperti point diatas, seseorang humas harus juga memiliki kekuatan beberapa basic jurnalistik seperti beberapa jenis berita, news value atau kelayakan sebuah berita dan tehnik penulisan berita. Kepemilikan kekuatan basic jurnalistik juga akan meyakinkan kalau seseorang dapat memasok materi yang layak diterbitkan oleh mass media.
• Kekuatan mengorganisasi acara media - Info yang dipasok pada mass media tidak cuma sistem pengiriman materi press release atau news release, tetapi juga melalui penyelenggaraan acara-acara media seperti konferensi press, resepsi pers, kunjungan pers dan press up grading. 

Prinsip-prinsip Media relations

1. By servicing the media yakni memberi service pada media. Misalnya PR harus dapat membuat hubungan kerja dengan media. PR harus membuat suatu hubungan timbal balik. 
2. By establishing a reputations for reliability yakni menegakkan suatu reputasi agar dapat diakui. Misalnya senantiasa mempersiapkan beberapa bahan info akurat dimana dan setiap saat disuruh. Wartawan senantiasa mau tahu sumber berita terbaik untuk memperoleh info yang akurat dan hubungan timbal balik tersambung makin erat. 
3. By suppliying good copy yakni memasok memberi naskah yang baik, menarik perhatian, penggandaan gambar/photo, pembuatan teks gambar/photo dengan baik. Juga pengiriman news release yang baik hingga hanya sedikit memerlukan penulisan ulang atau menyuntingnya. 
4. By cooperations in providing material yakni melakukan hubungan kerja yang baik dalam sediakan bahan info. Misalnya membuat wawancara pers dengan seorang yang diperlukan pers ketika itu. 
5. By providing verification facilities yakni penyediaan sarana yang ideal. Misalnya memberi sarana yang diperlukan wartawan pada saat menggali berita. 
6. By building personal relationship with the media yakni membuat hubungan dengan personal dengan media. Hal semacam ini yang memicu keterbukaan dan sama-sama menghormati profesi semasing. 

Dalam melakukan media relations ada banyak hal yang perlu dikaji yaitu :

• Tipe-type organisasi 
• Kelompok organisasi keuntungan maupun non keuntungan 
• Kebutuhan media pada product perusahaan, service atau kesibukan organisasi lainnya 

Harapan manajemen perusahaan 

Mungkin hal yang perlu di perhatikan dalam aktivitas media relations adalah ada peluang yang cukup besar terjadi perseteruan pada PR dan media karena terdapat ketidaksamaan tanggung jawab dan kesetiaan. PR bertanggungjawab pada perusahaan sedang media harus bertanggungjawab pada pembacanya. Tetapi keduanya keduanya sama adalah profesi di bagian komunikasi. Ke-2 belah pihak memiliki kepentngan dan kepedulian yang sama pada info. Kesibukan PR dan media tetaplah didasarkan pada prinsip yang sama yaitu jadi mediator yang menjembatani kebutuhan pihak yang berhubungan karena info yang disalurkan berkaitan dengan aktivitas mereka.

Lihat juga : konsultan public relations

News Release 
Dalam proses news release penentuan mass media yang sesuai adalah essensial untuk persiapan dan penebaran tayangan berita (news release). Proses pengiriman berita dan artikel tanpa ada membeda-bedakan media, tanpa ada pengetahuan tentang isi redaksionalnya, khlayaknya dan kebijaksanaan redaksionalnya adalah esuatu yang percuma. Arus berita yg tidak bernilai membanjiri meja redaksi dan hanya penuhi keranjang sampah. Media shotgun dalam mendistribusikanpublisitas adalah satu diantara demikian banyak praktik yg tidak efisien dalam hubungan orang-orang. Type berita yang bisa di kirim jadi news release dalam aktivitas media relations adalah berita, artikel fitur, advertorial, bahan latar belaknag editorial dan publisitas darurat.

Berita adalah type publisitas yang paling umum disediakan dan disebarkan oleh bagian publikasi. Ada dua kelompok publisitas berita yakni berita spontan dan berita terencana. Berita spontan datang dari beberapa momen yg tidak direncanakan terlebih dulu seperti timbulnya bencana alam, kecelakaan, kebakaran yang berbentuk mendadak. Berita terencana datang dari perubahan keseharian dan momen dalam perusahaan yang mungkin bernilai berita dan menyangkut kebutuhan umum.
Fitur adalah bentuk news release berbentuk uraian berita dalam ruang lingkup satu topik dan adalah pendalaman (indepth) dari topik itu dengan menaikkan beberapa sisi latar belakang dan perubahan berita itu.

Bahan latar belakang editorial adalah info latar belakang editorial yang didapatkan pada editor berita, penulis editorial yg tidak dimasukkan dalam press release. Bahan latar belakang ditayangkan jika ada pemogokan, momen khusus, sarana baru, bencana, ulang th., perubahan personel ekesekutif dan momen beda yang memiliki nilai berita (news value).

Publisitas darurat 
Publisitas darurat adalah bentuk media relations ketika keadaan darurat di mana perlakuan publisitas darurat yang sesuai oleh bagian hubungan orang-orang juga akan diingat selalu oleh media lama setelah kondisi darurat tersebut terlupakan. Untuk menanggung perlakuan hubungan media yang efisien selama kondisi darurat, bagaian hubungan orang-orang harus menyiapkan publisitas darurat yang diertimbangkan dengan cermat.

Wawancara Media 
Wawancara media dapat terjadi dengan spontan atau direncanakan. Wawancara spontan mungkin terjadi pada pertemuan di instansi legislative, seminar, peresmian, resepsi pernikahan,, mungkin ketika melayat rekanan sejawat yang sakit atau wafat. Meski suasananya berbentuk spontan harus dipercaya kalau wawancara dengan media juga akan dimuat hingga PR atau petinggi perusahaan jadi narasumber berita harus senantiasa siap diwawancarai pers di manapaun juga.

PR dapat melakukan tindakan aktif atau defensive dalam soal wawancara. Pada saat melakukan tindakan aktif mereka memberi wawancara pada wartawan. Mereka berasumsi suatu sikap defensive ketika seseorang wartawan menghubungi untuk memohon wawancara dengan seorang didalam oerganisasi/perusahaan. Pada saat dihubungi seseorang PR harus mengambil keputusan bila perusahaan juga akan menanggapinya dan dipikirkan pada siapa wawancara juga akan diberi.
Wawancara media untuk PR atau top manajemen suatu perusahaan termasuk dalam skill of communication, hingga harus senantiasa menyiapkan diri jadi narasumber untuk diwawancarai dengan menggali data yang diperlukan dalam mengulas suatu topic wawancara. PR atau top manajemen harus senantiasa ikuti beragam perubahan yang ada agar dapat selalau jadi nara sumber yang handal baik untuk wawancara spontan mapun wawancara yang sudah direncanakan. Apabila PR atau top manajemen memerlukan beberapa bahan untuk suatu topic wawancara, semua bentuk rujukan, dokumentasi, filling, dan fact finding yang sudah dilakukan disediakan untuk menjawab beragam pertanyaan mengenai suatu topic dalam wawancara dengan pers. Kesiapan ntuk diwawancarai selalau terlihat pada PR atau top manajemen tersebut.

Beberapa hal yang perlu di perhatikan ketika juga akan diwawancarai adalah :

1. Pertanyaan wartawan sebaiknya dijawab seperti harusnya terkecuali yang berbentuk rahasia atau tidak bisa/belum juga bisa diumumkan. 
2. Sebisa-bisanya jauhi pemberian info yang sifatnya off the record 
3. Pada media sebaiknya diberi uraian pelengkap atau latar belakang material manfaat lengkapi suatu penulisan artikel 
4. Sebaiknya terbuka untuk kunjungan wartawan 
5. Sangat berguna apabila meyediakan ruangan untuk pertemuan dengan wartawan yang diperlengkapi mesin tik/computer, facsimile, kertas damn alat tyulis yang lain. 
6. Press service yang baik dapat menanggung terwujudnya hubungan yang baik pada perusahaan dengan media.